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条形码全流程管理医院资产

    医院的物资占用大量资金,容易发生“跑、冒、漏”等现象,增加医院不必要的医疗成本。因此,无论从医院管理还是从成本核算的角度来讲,对物资进行有效的监控与管理,在保证供应的前提下,尽量减少流失和不必要的损耗,是医院成本控制的关键。

    虽然医院信息化建设取得了很大进展,但资产管理却相当落后,主要存在以下问题:

    一是信息化程度低,不少仍沿用传统的手工管理模式。

    二是不能实现物资的全流程管控。现有系统只能管理一级仓库,物资消耗不能追踪到患者身上。

    三是技术手段落后。条形码、PDA和无线网络等还没有得到很好应用,无法实现资产的可视化管理。

    四是与院科两级核算管理脱节。物资管理应用不能满足院科两级成本核算数据的要求,不能做到核算数据准确的采集与使用。

    因此如何把条形码、无线网络以及PDA等先进技术应用于医院的物资管理,实现对医院所有物资的全生命周期、全流程的可视化管理,是医院管理及信息化建设面临的重大课题。

    医疗物资条形码全流程管理信息系统需要达到的目标至少是: 实现对医院物资的可视化管理。实现对医院物资耗材进行全流程管控。医用耗材消耗可以管理到用在了哪个病人身上,录入者、录入时间、价格、数量、规格均可查到,实现了耗材从厂家到消耗的全过程跟踪管理,真正实现对物资的全流程管控,有效地降低了医疗物资的消耗。 实现资产管理与医院成本核算系统的无缝连接,全面提升医院成本核算管理水平。

三级系统

    我们所设计研发的整个系统由条形码采集、业务管理和核算采集三个分系统及11个子系统组成,如图1所示。

条形码全流程管理医院资产


    条形码采集系统由识别物资与写物资条形码两个子系统组成,其主要任务是建立条形码与物资的一一对应关系。对于出厂就带条形码的物资,通过识别物资子系统建立对照关系。对于没有带条形码的物资,由写物资条形码子系统生成条形码并建立对照关系。

    业务管理系统是整个系统的核心,由药品仓库管理、耗材仓库管理、高值耗材管理、检验试剂管理、科室物资管理、PDA药品仓库管理及PDA物资仓库管理等7个子系统组成。

    核算采集子系统主要是实现物资管理与院科两级核算系统的无缝集成,保证成本核算的准确性。

    一级系统管进出库

    药品仓库、耗材仓库、PDA药库、PDA物资管理四个子系统为一级库管理系统。其流程和特点是货物进出库、网上申请发放、上下货架、库房盘点全电子化、PDA化管理等。

    我们首先改造药品和耗材仓库管理系统,增加条形码和上下架功能,但仍然还存在以下问题: 查找货架不便,出入库操作时上下架货物主要靠人工来进行识别,导致差错率较高;不能准确识别不同批次、效期的物品。

    为了解决上述问题,我们另外开发实施了基于无线网络和PDA的物资条形码管理系统。该系统的功能主要包括: 物资的入库上架、物资的下架出库、物资的盘点和物资的查询。物资入库后打印条码,执行上架操作,出库时先刷条形码下架,然后出库,见图2。


    通过实施该系统,提高了库房的工作效率。出入库刷条形码有效地降低了差错率,库房盘点时不需要使用纸张来记录,改为使用PDA来进行盘点。

    二级系统追流程

    二级系统有以下模块,各有特点。

    科室物资管理系统: 以往对科室使用消耗品的管理仅到仓库向科室发放为止,而科室对自己使用消耗品的数量,只能靠人工来管理,不能及时获得库存,更无法对物资使用的流向进行追踪。为了解决这一问题,我们开发了科室物资管理系统。科室用该系统向仓库申请所需物资,向仓库领取后,确认入科室二级库,库存增加。可收费项目,在护士收费的同时,将该库存减少,并记录病人使用情况,同时也提供设置收费不减库存项目,配合护士实际需要。不可收费项目,由护士定期出库。该系统配合物资条码管理系统,在基本不增加护士工作量的情况下,实现物资的管理从最初的购买到最终的全流程管理。

    检验试剂管理系统: 不同于临床科室耗材的管理模式,检验试剂管理系统是通过建立检验收费项目与试剂消耗量对照表来自动采集检验试剂的消耗情况。以门诊病人为例,首先门诊病人刷卡扣费,在费用保存的同时,检验二级库自动扣除试剂的测试量,最终实现了检验试剂消耗的精细化管理。

   高值耗材零库存管理系统: 高值医用耗材属于医用耗材中的特殊种类,价格比较昂贵且大部分是植入人体的,如何科学有效地管理,不仅与患者的健康有关,也关系着医院的经济利益和声誉。系统的高值耗材采用“先卖后买,零库存”管理,在病人使用后,护士刷商品条码收费,将标志高值耗材的物资写入病人使用登记,并可刷入产品批号,仓库根据登记的物资做入出库。这样做保证收费的快速准确,每件高值耗材流向都可追踪,且一定在收费后仓库才进行买单,这就不会造成高值耗材的流失。

    核算采集系统: 通过对采集数据统计分析,实现了对院科两级医药收支进行的统计核算,特别是科级成本核算可以根据采集的数据对科室的医药收支数据进行自动采集、分摊和配比,以达到考评科室效益、控制科室成本消耗的目的,确保科室效益及奖金发放紧密挂钩,增强全员成本意识。

    科室二级库管理是医疗物资条形码管理的重点和难点。由于其范围广,几乎涉及所有科室; 内容复杂,有直接计价消耗、不计价或打包计价等。因此如何通过收费项目与消耗物资的对照,实现对物资的全程管控是本项目研究的难点之一。

    另外一个难点是物资二级库软件开发的技术问题。与物资消耗相关的软件有10多个,如何在不修改软件及工作模式的前提下实现管控成为难题。

    我们采用以下技术,成功地解决了这些问题。

    一是建立收费项目与消耗物资的对照,实现对物资的全程管控,物资耗材可以追踪到末端患者。

    二是开发收费自动减库存Trigger程序,这样无需修改任何应用程序就能实现计价自动减库存,有效地提高了工作效率。

    三是把条形码、无线网络和PDA等先进技术用于医院,实现医院全资产可视化管理。

    四是把物资管理向急救设备和战时物资管理延伸,实现在紧急情况下对设备及物资的快速定位,提升应急保障能力。

    触发器是物资二级库房系统设计中的关键一环,在配合一级库房管理和科室库房管理系统的基础上,触发器完成了科室库房自动增减和病人物资流水账的自动生成,实现二级库房自动化管控,使得物资从入库、出库到消耗全生命周期实现闭环管理,而且还不会增加医务人员工作量,这是在后台完成的。(作者: 福州总医院 陈金雄 陈大鹏 徐榕 陈建成 王浩宇)




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